11 Tips Terbaik untuk Merawat Scanner di Perusahaan Anda

Memindai dokumen telah menjadi bagian penting dari bisnis, dan memastikan scanner Anda berfungsi dengan baik sangat penting untuk menjaga bisnis Anda berjalan lancar. Pertahankan scanner Anda dengan mengikuti tip berikut.

Menjaga Keamanan scanner

Keamanan scanner adalah prioritas utama untuk bisnis apa pun. Mempertahankan keamanan scanner dapat membantu meminimalkan risiko pelanggaran data dan melindungi informasi sensitif perusahaan Anda. 

Instal pembaruan perangkat lunak dan firmware terbaru

Instal pembaruan perangkat lunak dan firmware secara teratur untuk memastikan bahwa scanner Anda mutakhir. Ini akan meningkatkan keamanan dan mencegah potensi kerentanan dieksploitasi.

Membuat Kebijakan dan Prosedur yang Efektif

scanner adalah alat penting di kantor perusahaan, yang memungkinkan karyawan dengan mudah dan cepat menangkap dan menyimpan dokumen yang dipindai. Namun, jika tidak dirawat dengan baik, scanner dapat dengan cepat menjadi tidak dapat digunakan. 

Membersihkan kaca scanner secara teratur

Untuk menjaga kejernihan dan kecerahan gambar, penting untuk membersihkan kaca scanner secara rutin. Untuk melakukan ini, bersihkan sisa debu atau kotoran dengan kain atau penyedot debu. Pastikan untuk menggunakan sikat lembut atau kain lembab saat membersihkan kaca karena pembersih yang keras dapat merusak permukaannya.

Lumasi komponen bergerak secara teratur

Jika scanner Anda memiliki komponen bergerak yang perlu dilumasi (seperti motor kipas), pastikan untuk mengoleskan sedikit pelumas setiap bulan atau lebih. Ini akan membantu memastikan pengoperasian yang mulus dan masa pakai yang lebih lama untuk scanner Anda.

Jaga kebersihan scanner Anda

Membersihkan kaca scanner dan mekanisme scanneran akan membantu mengurangi jumlah debu dan serpihan yang menumpuk seiring waktu, yang pada gilirannya akan meningkatkan kualitas gambar dan mengurangi kemungkinan kesalahan scanneran.

Gunakan jenis kertas yang benar untuk sistem Anda

Jenis kertas yang berbeda memerlukan jenis peralatan scanneran yang berbeda pula, jadi pastikan untuk menggunakan jenis kertas yang tepat saat mencetak atau menyalin dokumen. Misalnya, gunakan kertas biasa saat memindai gambar berbingkai kawat atau foto yang harus memiliki warna dan detail yang akurat, saat menggunakan kertas foto untuk gambar pindaian yang tidak memiliki tingkat detail yang tinggi (seperti teks).

Gunakan aplikasi perangkat lunak yang kompatibel

Pastikan Anda menggunakan aplikasi perangkat lunak terbaru yang tersedia untuk memindai dokumen. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan hasil yang optimal dari scanner Anda dan menyelamatkan diri dari potensi sakit kepala di jalan.

Cadangkan pindaian Anda secara teratur

Menyimpan salinan semua dokumen yang dipindai memungkinkan Anda memulihkannya jika terjadi kesalahan dengan sistem scanner Anda – terlepas dari tanggal pembuatannya!

Melatih Karyawan tentang Penggunaan scanner

Penggunaan scanner dapat menjadi bagian penting dari bisnis Anda, tetapi penting untuk melatih karyawan tentang cara menggunakannya dengan benar. Ini akan membantu menjaga dokumen Anda tetap teratur dan menghindari kemungkinan masalah.

Menyimpan Catatan Aktivitas scanner

Memindai dokumen adalah bagian penting dari pekerjaan bagi banyak bisnis. Namun, jika prosedur scanneran tidak diperbarui atau dipertahankan, ini dapat menyebabkan hilangnya data dan kebingungan tentang siapa yang memindai dan kapan. Perbarui prosedur scanneran secara teratur. Jika perangkat lunak atau perangkat keras baru diperkenalkan ke kantor Anda, pastikan prosedur scanneran diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut. Perubahan dalam teknologi scanneran dapat mengakibatkan kesalahan jika prosedur tidak diperbarui. Pastikan semua scanner terdaftar dan diberi tag dengan benar. Pastikan setiap scanner telah diberi nomor registrasi yang unik dan nomor ini tercetak pada tag atau label scanner. Catat juga nomor model setiap scanner di log Anda sehingga Anda dapat melacak model mana yang digunakan saat scanneran tertentu dilakukan.

Sewa aset untuk bisnis Anda

Jika Anda sedang mencari cara untuk berinvestasi dalam bisnis Anda tanpa merusak bank, menyewa aset bisa menjadi pilihan yang bagus. Dengan menyewa aset, Anda bisa mendapatkan peralatan atau properti yang Anda butuhkan tanpa harus melakukan investasi besar di muka. Ini dapat membebaskan modal yang dapat digunakan untuk tujuan lain, seperti memperluas bisnis Anda atau mempekerjakan staf baru. Dan karena Anda hanya membayar apa yang Anda gunakan, ini bisa menjadi solusi yang lebih hemat biaya daripada membeli aset secara langsung.

Jadi, jika Anda membutuhkan peralatan atau properti tambahan untuk bisnis Anda, pertimbangkan untuk menyewa aset untuk membantu Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan tanpa menguras kantong.